Política de privacidad

1. Quién es el responsable

nica.vet es un producto de Flame Factory LLC, una sociedad constituida en el estado de Florida, con domicilio en 20900 NE 30th Ave, Miami, FL 33180, Estados Unidos. En esta política, “nosotros” significa Flame Factory LLC.

Esta política cubre este sitio, la aplicación web de nica.vet y sus apps para teléfono: la app para equipos de clínicas, la app para familias y la app para repartidores.

2. Quién decide sobre cada dato

La clínica decide sobre sus registros. Cada clínica veterinaria que usa nica.vet es responsable de los datos que guarda sobre sus clientes, sus pacientes y su equipo: historias clínicas, turnos, ventas, mensajes y datos laborales. La clínica crea esos registros, elige qué mensajes envía y publica su propio aviso de consentimiento. Nosotros tratamos esos datos por cuenta de la clínica y siguiendo sus instrucciones.

Nosotros decidimos sobre tu cuenta. Flame Factory LLC es responsable de los datos de tu cuenta: tu acceso (correo, teléfono, contraseña y factores de verificación), tus sesiones, tus dispositivos y registros de notificaciones, y la relación comercial con cada clínica.

Una persona tiene una sola cuenta aunque sea cliente de dos clínicas, y cada clínica guarda su propio registro por separado. Una clínica no puede ver tu relación con otra clínica.

Si sos cliente de una clínica y tu consulta es sobre tu ficha, la de tu mascota o los mensajes que recibís, escribile primero a la clínica: es quien decide sobre esos datos. Nosotros la ayudamos a responder.

3. Qué datos tratamos

Según cómo uses nica.vet y qué funciones active tu clínica, tratamos estos datos:

• Cuenta y acceso: correo, teléfono e identificador de inicio de sesión. Nuestro sistema de identidad guarda la contraseña solo como hash, los factores de verificación (códigos de un solo uso y llaves de acceso), las sesiones y las cuentas de Google, Apple o Meta que vincules.
• Perfil en una clínica: nombre visible, correo, teléfono, foto, rol, sucursales a las que tenés acceso, el PIN de caja guardado como hash con sal y las invitaciones con la dirección de la persona invitada.
• Datos laborales, si la clínica usa el módulo de personal: puesto, fechas de ingreso y de egreso, historial laboral, documentos, marcaciones de asistencia con la sucursal, licencias, recibos de sueldo con sus deducciones, créditos de producción y credenciales profesionales.
• Clientes y contactos de la clínica: nombre, correo, teléfono, fecha de nacimiento, foto, direcciones, notas, etiquetas, código de referido, identificación y condición fiscal para facturar, y condiciones de crédito.
• Pacientes y su historia clínica: nombre, especie, raza, sexo, fecha de nacimiento, microchip, esterilización, señas particulares, número de póliza de seguro, alertas como alergias, peso, signos vitales, lista de problemas, notas de consulta y de seguimiento, recetas, registro de dispensación, plan preventivo, certificados e internaciones. Los consentimientos guardan quién firmó, la imagen de la firma y qué miembro del equipo la presenció.
• Turnos: reservas, turnos, llegadas a la clínica, lista de espera y la asignación del equipo.
• Ventas y finanzas: ventas, cobros, devoluciones, cuentas corrientes, saldo a favor, puntos de fidelización, pedidos y direcciones de entrega. nica.vet no está conectado hoy a ningún procesador de pagos con tarjeta.
• Mensajes: contenido y estado de entrega de avisos, recordatorios y campañas, y las conversaciones con la clínica en ambos sentidos, con sus adjuntos. En las campañas registramos si abriste el correo y qué enlaces tocaste, con un píxel y enlaces propios, sin herramientas de terceros.
• Consentimiento y preferencias de comunicación: preferencias por canal, cada consentimiento o baja con su origen y la versión del aviso aceptado, y horarios de silencio.
• Dispositivo y sesiones: identificador del dispositivo (Android ID o identifierForVendor en iPhone, o uno generado por la app), modelo del teléfono para mostrarlo en tu lista de sesiones, token de notificaciones, sistema operativo y versión de la app.
• Ubicación: las coordenadas de cada sucursal. Si alguien del equipo toca “Usar mi ubicación” al ubicar una sucursal, la app lee la ubicación del teléfono en ese momento, solo con la app abierta. Las paradas de entrega guardan sus coordenadas. No registramos tu ubicación en segundo plano.
• Archivos y fotos: fotos de perfil, adjuntos de consulta, firmas, certificados, comprobantes, facturas de proveedores, fotos y firmas de prueba de entrega y documentos de empleados, con su nombre, tipo, tamaño y quién los subió.
• Funciones de inteligencia artificial: si la clínica activa el asistente, los mensajes al asistente, los resultados de las consultas que el asistente hace con los permisos de quien pregunta y una memoria de la organización; y las facturas de proveedores que alguien del equipo sube para su lectura. La app no graba audio: no pide permiso de micrófono.
• Registro de auditoría: cada operación queda registrada con su nombre, canal, quién la hizo, el registro afectado, el estado anterior y posterior, los datos de entrada con los campos sensibles ocultos y el resultado.
• WhatsApp de la clínica: el número vinculado y las credenciales de la sesión, cifradas.
• Datos de la clínica como empresa: nombre comercial, razón social, identificación fiscal, logo y dominios de correo verificados.

4. Para qué los usamos

• Prestar el servicio que la clínica contrató y mostrarte la información que te corresponde.
• Verificar tu identidad al entrar y proteger tu cuenta.
• Enviar los mensajes, recordatorios y notificaciones que la clínica decide enviar o que vos pediste.
• Registrar quién hizo cada operación, investigar abusos y mantener la seguridad.
• Cumplir obligaciones legales, contables y fiscales.
• Responder tus consultas de soporte.

No vendemos datos personales, no mostramos publicidad y no usamos herramientas de analítica, de publicidad ni de seguimiento de terceros.

5. Inicio de sesión con Google, Apple y Meta

Podés entrar con tu cuenta de Google y, donde la app lo ofrezca, con Apple o con Meta (Facebook). Cuando elegís uno de ellos, recibimos tu nombre, tu correo electrónico, si el proveedor verificó ese correo y el identificador de usuario que el proveedor asigna a tu cuenta. A Google le pedimos solo los permisos openid, email y profile.

Nunca recibimos tu contraseña del proveedor. No publicamos nada en tu nombre y no leemos tus contactos, fotos, calendario, correos ni ningún otro dato de esa cuenta.

Usamos los datos que recibimos de Google para crear tu cuenta, para que inicies sesión, para vincular ese acceso a tu cuenta de nica.vet y para asociarte con la clínica que ya tiene registrado ese correo o cuyo dominio de correo verificó. Esa clínica ve tu nombre y tu correo. No los vendemos, no los usamos para publicidad, no los usamos para entrenar modelos de inteligencia artificial y no los transferimos a terceros, salvo a los proveedores de la sección “Proveedores que procesan datos” que hacen funcionar el servicio, cuando la ley lo exige o para proteger la seguridad de las cuentas. Ninguna persona de nuestro equipo los lee, salvo que nos des permiso, que sea necesario por seguridad o que la ley lo exija. El uso que nica.vet hace de la información recibida de las API de Google cumple la Política de datos del usuario de los servicios de API de Google, incluidos los requisitos de uso limitado.

Podés desvincular un proveedor desde Seguridad en la aplicación web, siempre que te quede otra forma de entrar (una contraseña u otro proveedor). Si necesitás ayuda, escribinos a soporte@nica.vet.

6. Proveedores que procesan datos

Estas empresas procesan datos para que el servicio funcione, cada una solo para su tarea:

Nuestro sistema de identidad (Zitadel) es software que operamos nosotros sobre Railway: ninguna empresa externa recibe tus credenciales a través de él.

7. Permisos del dispositivo

Cada permiso se puede retirar desde los ajustes del teléfono.

App para equipos de clínicas

• Cámara: para escanear códigos de barras y fotografiar documentos.
• Fotos: para cambiar tu foto de perfil y adjuntar documentos.
• Ubicación mientras usás la app: para marcar la sucursal en el mapa. Nunca en segundo plano.
• Face ID: para desbloquear un dispositivo compartido. La verificación la hace el sistema operativo del teléfono.
• Notificaciones: para los avisos de la clínica.

La app no pide acceso al micrófono.

App para familias

Solo pide permiso para enviarte notificaciones de cada clínica con la que te vinculás.

App para repartidores

Pide la cámara y las fotos para registrar la prueba de entrega. No pide ubicación ni notificaciones.

8. Cookies y este sitio

Este sitio no usa cookies, no tiene analítica y no carga scripts ni fuentes de otros sitios. Su proveedor de hosting registra la dirección IP y los datos técnicos de cada solicitud.

La aplicación web usa dos cookies necesarias: la de sesión, que vence a los 7 días, y una temporal mientras aceptás una invitación. También guarda preferencias en el almacenamiento local del navegador. Ninguna se usa para seguimiento.

9. Cuánto tiempo los conservamos

Cuando alguien borra un registro, nica.vet lo marca como eliminado y lo oculta, pero el registro permanece en la base de datos. Hoy no hay un borrado automático por antigüedad de clientes, pacientes, mensajes ni del registro de auditoría.

• Las notas clínicas no se editan ni se borran: se agregan notas nuevas. Las recetas se anulan, no se borran. Las notas sobre clientes y los avisos de consentimiento publicados tampoco se pueden modificar.
• El registro de auditoría solo admite agregar entradas.
• Los registros fiscales se conservan el plazo que exige la ley de cada país (por ejemplo, 10 años en Argentina y 5 años en Uruguay).
• Si no verificás tu correo, el acceso que se creó se elimina dentro de las 24 horas siguientes; el pedido de registro queda guardado como vencido.
• Las invitaciones al equipo vencen a la semana.
• La sesión en el navegador dura 7 días. En las apps, la sesión dura hasta que cerrás sesión o la cerrás desde otro dispositivo.

Para pedir que eliminemos tu cuenta, seguí los pasos de Eliminar tu cuenta.

10. Seguridad

• Toda conexión con la plataforma usa HTTPS.
• Los archivos se guardan en almacenamiento privado, separado por clínica, y se abren con enlaces firmados que vencen en minutos.
• Los tokens de notificación del equipo se cifran con claves de Google Cloud KMS. Las credenciales de WhatsApp se cifran con AES-256-GCM. Las claves de API, los enlaces de invitación y los PIN de caja se guardan solo como hash.
• Podés proteger tu cuenta con códigos de un solo uso o llaves de acceso (passkeys).
• Cada operación pasa por un control de permisos según tu rol y queda en el registro de auditoría. Cada consulta a los datos queda limitada a la clínica que corresponde.
• La app para equipos guarda su caché local cifrada e impide capturas de pantalla en las pantallas protegidas.

11. Tus derechos y cómo ejercerlos

Podés pedir acceso a tus datos, corregirlos, eliminarlos, oponerte a un tratamiento o retirar un consentimiento. Según el país donde vivas, la ley puede darte otros derechos.

• Sobre tu ficha en una clínica (tus datos como cliente, tus mascotas, tus turnos y compras): escribile a la clínica, que es quien decide sobre esos registros.
• Sobre tu cuenta: escribinos a soporte@nica.vet. Te respondemos dentro de 30 días.
• Mensajes: podés darte de baja respondiendo STOP por WhatsApp, desde el enlace de preferencias que trae cada correo, desde los ajustes de notificaciones del teléfono, o pidiéndoselo a la clínica.
• Sesiones y accesos: podés cerrar sesión en todos tus dispositivos y quitar factores de verificación. Desde Seguridad en la aplicación web podés desvincular Google, Apple o Meta, siempre que te quede otra forma de entrar.

Hoy no existe una función para descargar tus datos ni para eliminar tu cuenta desde la app. Atendemos esos pedidos por correo; lo que cubre hoy la eliminación y lo que queda guardado se explica en Eliminar tu cuenta. Antes de actuar verificamos que la solicitud venga del dueño de la cuenta.

12. Menores de edad

nica.vet es un servicio para clínicas veterinarias y para las personas a cargo de sus mascotas. No está dirigido a menores de 18 años. Si creés que un menor nos dio datos, escribinos a soporte@nica.vet y los eliminamos.

13. Transferencias internacionales

Flame Factory LLC es una empresa de Estados Unidos y varios de los proveedores de la lista procesan datos allí. Los archivos se guardan en la región este de Estados Unidos. Si usás nica.vet desde otro país, tus datos se transfieren a Estados Unidos para prestar el servicio.

14. Cambios a esta política

Si cambiamos esta política, publicamos la versión nueva en esta página con su fecha. Si el cambio es importante, avisamos antes por correo o dentro de la app.

15. Contacto

Para consultas de privacidad escribinos a soporte@nica.vet, o por correo postal a Flame Factory LLC, 20900 NE 30th Ave, Miami, FL 33180, Estados Unidos.